7 secrets pour donner envie d’ouvrir vos emails
Et si tous vos clients avaient envie d’ouvrir vos emails ?
Voici les 7 secrets pour les motiver.
Parfois vos emails restent lettre morte.
Vous l’avez remarqué ?
Il arrive que vos contacts ne les ouvrent pas ou ne les lisent pas.
Ou qu’ils ne les comprennent pas
Résultat : votre courriel reste sans réponse.
Si vous connaissez cette situation …
Alors ceci va vous intéresser
Avant d’ouvrir un email, vous regardez son expéditeur.
C’est presque automatique. Exact ?
- C’est votre boss ou un client ?
=> Ouverture immédiate - C’est la 12e copie d’une discussion qui ne vous intéresse pas ?
Ou le blagueur/râleur de service ?
=> C’est pour plus tard (peut-être) - Les relances et les pubs ?
=> Classement vertical immédiat
Secret N°1 Soignez votre e-réputation
Vous désirez que vos correspondants ouvrent vos emails et prennent la peine d’y répondre ?
Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider
Vous attendez la réponse d’une personne en particulier ?
Adressez-vous seulement à elle
Mettez les destinataires vraiment concernés en copie.
Vos collègues vous en seront reconnaissants, ils reçoivent déjà trop de mails.
Et les emails privés ?
Vous avez reçu une blague vraiment drôle ou la plus mignonne des vidéos de chatons ?
Évitez de les partager au bureau.
Secret N°2 L’objet de votre email indique clairement son intérêt
La 2e chose que vous regardez avant d’ouvrir un email, c’est son titre.
Exemple :
- Objet : Re: Re: Fw: Re : Fw : Reunion
ou - Objet : Achat machine à café : envoi présentation avant la réunion du 10
Quel email allez-vous d’abord ouvrir ?
Si c’est votre projet, c’est clair, vous allez réagir
Votre titre est utile, spécifique et précis ?
Son l’intérêt ou son importance sont claire ?
Vous multipliez vos chances de réponses.
Votre interlocuteur sait pourquoi il doit vous lire.
Astuce
Vous pouvez facilement modifier le titre d’un email avant de le renvoyerE
Dans Gmail
Cliquez sur la petite flèche vers le bas pour ouvrir le menu déroulant
Dans Outlook
Ouvrez le message.
Sélectionnez la ligne d’objet.
Tapez votre nouvel objet.
Secret N°3 Un seul sujet par email
Exemple :
Vous envoyez un email avec 3 points à résoudre.
Au mieux vous recevez une réponse sur le seul point facile à traiter.
Si vous l’envoyez à deux destinataires, chacun pensera que c’est l’autre qui répondra.
Et vous divisez vos chances de réponse par quatre.
Vous aurez beaucoup plus de réponses si vous vous adressez à une seule personne sur un seul sujet.
Et vous pourrez beaucoup mieux assurer le suivi.
Bien sûr, ça n’empêche pas de mettre les autres en copie.
Secret N°4 Droit au but
Est-ce que dès la première ligne, votre destinataire sait de quoi il retourne ?
Si vous faites comme dans les films,
si vous commencez par le nœud de l’intrique,
votre correspondant sera attiré et voudra lire la suite
Exemple :
Au terme de la 11e réunion, il ne reste plus qu’un point à régler :
acheter ou louer la nouvelle machine à café ?
Si vous commencez par votre conclusion :
« C’est vrai que louer coûte plus cher, mais personne ne veut s’en occuper et tout le monde se plaint quand elle est en panne »
Vous serez plus percutant que si vous commencez par la chronologie et votre liste d’arguments.
Secret N°5 Soyez précis et factuel
- Faites un exposé précis des faits.
éliminez tout ce qui n’est pas indispensable à la compréhension
- Terminez par une demande claire et précise.
Vous verrez que vous recevrez bien plus réponses
- Relisez-vous, de préférence à voix haute.
Vous entendrez directement les redites et les digressions inutiles
- Rappelez succinctement le contexte,
Mettez les documents en copie,
vous facilitez la vie de votre interlocuteur,
vous lui évitez de les chercher
et il vous répondra beaucoup plus vite.
Secret N° 6 Soignez la présentation et nettoyez les réponses
Un texte bien aéré est beaucoup plus facile à lire.
Écrivez des phrases courtes, coupez les longues phrases chaque fois que c’est possible.
Évitez de dépasser 3 lignes par paragraphe.
Les gros blocs de texte découragent la lecture.
La plupart des gens survolent rapidement les emails.
Ils ne s’arrêtent que sur les points importants/intéressants
Mettez des titres en tête de vos paragraphes.
Accrochez le regard du “scanneur” avec
- des listes à puces de 3 à 5 points maxi
elles facilitent la lecture - des mots en gras et en MAJUSCULES
s’ils sont clairsemés, ils arrêtent le regard
L’orthographe est importante ? Oui bien sûr !
Ceux qui ont une bonne orthographe vont interrompre leur lecture à chaque faute.
Ils ne vont voir vos fautes, pas ce que vous avez écrit.
Astuce
Si vous utilisez Antidote (https://www.antidote.info/) pour corriger l’orthographe et la grammaire en Français et en Anglais vous supprimerez > 95% de vos fautes.
NB : vous pouvez désigner l’école de votre choix qu’Antidote va soutenir avec une copie gratuite du logiciel
Effacez le bas de l’email s’il est devenu inutile
Vous connaissez ces échanges d’emails de 3 km.
En effaçant les suites de réponses sans intérêt, vous allégez votre texte et surtout vous évitez les impairs.
Entre nous, vous ne voulez pas montrer à vos clients vos échanges avec vos collègues ?
Secrets N°7 Restez toujours aimable
Donnez envie de répondre
Expliquez pourquoi cette réponse est importante pour vous,
vous aurez naturellement plus de succès
Évitez les critiques, l’ironie ou les plaintes.
Votre texte sera plus agréable à lire
Votre interlocuteur sera mieux disposé à votre égard
Et vous ne risquerez pas de le regretter un jour cet émail au ton un peu trop vif.
Et pour conclure
Si vous pensez que ces quelques recommandations sont utiles, n’hésitez pas à les commenter et à les partager.
